Gmailのアーカイブ機能と使い方【表示・検索・元に戻す・ショートカットキー】

この記事を見ているということはGmailを普段からよく使っているんじゃないかなと思います。きっと色々フィルタやラベルを使いこなして圧倒的に使いやすくカスタマイズしていることでしょう。ただもしかしたらアーカイブ機能を使いこなしてはいないかもしれない。アーカイブってなんだよ?っていう感じのことを思っているかもしれない。

そこで今回はGmailのアーカイブ機能について見ていきたいと思う。使い方を知ってよりGmailを使いこなしていこう。

Gmailのアーカイブ機能と使い方

Gmailのメールを選択してアーカイブのマークをクリックするとそのメールをアーカイブすることができる。

でこのアーカイブすることで何ができるの?

というところなんだけど、Gmailのヘルプページにメールを削除せずに受信トレイを整理するには、メールをアーカイブまたはミュートって書かれていますね。

 

メールのアーカイブまたはミュート

どうやらこのアーカイブという機能は乱雑になった受信トレイのメールを整理してくれるのに役立ってくれる機能みたいです。アーカイブしたメールは[すべてのメール]から確認できるから、受信トレイにあるメールを整理したい時にはアーカイブして[すべてのメール]に移動しようということですね。

iPhoneでアーカイブする

iPhoneでメールをアーカイブするにはメールを長押ししてアーカイブボタンを押すか、アーカイブしたいメールをヒダリニスワイプすることでアーカイブすることができますよ。

アーカイブと削除は違う

Gmailにはメールを削除するっていう機能もあるけど削除するとメールが消えてしまうから、削除せずにメールを整理したいっていう時にはアーカイブしよう。メールを右クリックすると削除が出てくるからそこから削除できる。

アーカイブしたメールはどこにある?表示しよう

アーカイブしたメールは[すべてのメール]から確認するか、検索演算子を使ってアーカイブしたメールだけを検索することができる。

スマホでも同じようにして見ることができる。

すべてのメールから見る場合にはこれでいいけど、Gmailには検索演算子っていう検索を便利に行ってくれる演算子がある。

アーカイブしたメールを検索する

Gmail で使用できる検索演算子

こんな感じでGmailの検索演算子が色々ある。ただ「アーカイブしたメールを指定する」っていう演算子はないんですよね。だからアーカイブしていない普通のメールを除外してアーカイブしたメールを検索するっていう検索方法でいこう。Gmailの検索バーに検索コマンドを打ち込む。

[-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox]っていうよく分からないコマンドを打ち込んだけど、これでアーカイブしたメールが出てくるんじゃないだろうか。この[-]は除外の検索演算子でスパム・ゴミ箱・送信済みメール・下書きメール・インボックスを除いたメールを検索している。ただこれミュートしたものとか他のメールも出ちゃうかもなあ。

ちょっと回りくどいけど、アーカイブしたメールを検索する検索演算子がないからしょうがないかな。ただなんか打ってたらこんなのでも検索できる気がしなくもない。

[in:archive]適当にやってたらそれっぽいの見つけたけど、Gmailの検索演算子のページに載っていないし、なんだこのコマンド。それとスマホでも検索演算子使ってメールの検索はできるけど、スマホで入力するの面倒すぎますね。

アーカイブされたメールに返信があるとそのメールは受信トレイに

メールを整理したくてアーカイブしたけど、そのアーカイブしたメールに誰かから返信あったらどうなるの?っていうところだけど、アーカイブしたメールに返信があったらそのメールは受信トレイに戻る。

ミュートの場合は

メールをミュートした場合は、誰かがそのメールに返信しても受信トレイには表示されない。

もしミュートしたメールを確認したかったら[is:muted]と検索すると、ミュートしたメールが出てくるぞ。

アーカイブを元に戻す

アーカイブしたメールを受信トレイに戻したい時には、メールを選択して受信トレイに戻すボタンをクリックしてやればOK。

スマホの場合は、受信トレイに戻したいメールを長押ししてから右上のボタンをタップ。そして受信トレイに移動です。

アーカイブをショートカットキーで行う

Gmailではショートカットキーが用意されているから、ショートカットキーで華麗に選択したメールをアーカイブすることもできます。ショートカットキーはメールを選択してyを押す!

だけどデフォルト状態だとキーボードショートカットがONになっていないでしょう。ショートカットキーを使いたいなら設定から[キーボードショートカット ON]にしよう。

ちなみに用意されているショートカットは結構あるからGmailの操作をパパッとやりたい人はGmail のキーボード ショートカットを見ておくといいですよ。

まとめ

Gmailのアーカイブを見てみたけど、アーカイブは削除したくないけど受信トレイのメールを整理したい!っていう時に使えそうですね。Gmailを普段から使っている人はアーカイブを使ってみると綺麗に整理できるかもしれない。仕事なんかだといろんなメールが溜まるだろうから、そんな重要じゃないメールはアーカイブしておくといいかもしれない。

Gmailは検索演算子やキーボードショートカットも使えるから、より便利に使いたい人は使いこなしてやろう。

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