Gmailでメールの振り分け設定を行う方法!【件名・複数条件・ドメイン・解除・・・】

今回はGmailの振り分け設定をどうやるのか?っていうことを書いていきたいと思う。Gmailってフォルダで分けるみたいなのがなくて最初結構戸惑いますよね。ラベルフィルタはあるからそれらを使って振り分け設定をやっていくんだけど、その方法です。

Gmailで自動振り分けを設定すると、誰からのメールや重要なメールがひと目でわかって使いやすくなると思うので、まだ設定していない人は参考にしてみてください。ではやっていこう。

Gmailで自動振り分けの設定をする

Gmailでメールの振り分け設定をするには、何か適当なメールを開いて右上のボタンから「メールの自動振り分け設定」から行うことができる。

いくつか項目が出てくるけど、ここで項目を指定しフィルタを作成。「誰から」や「件名」、「を含む」などでフィルタを作成することができる。

フィルタを作成したらラベルを作成しよう。フィルタで絞ったメールのラベルになるから、例えば仕事関係のメールを絞るフィルタを作ったなら、「仕事」っていうラベルとかですね。

ラベルを作ると、Gmailの左側に作成したラベルが表示される。クリックするとそのラベルがついたメールを見ることができるね。

Gmailはこうやって色々ラベルを作って自分が見やすいようにカスタマイズしていくんだけど、今回は件名やドメイン、アドレスで振り分けたり幾つかのパターンを紹介しようと思う。

件名で振り分ける

件名で振り分ける際には単に件名の部分に、件名に含まれる単語や文を入力すればOK

これで「業務連絡」っていう単語が入った件名のメールには「業務連絡」っていうラベルがつけられる。

件名にこの単語は含むけど、この単語は含まないメールを抜き出す

シンプルなものだったらいいけど、この単語は含んで欲しいけどこの単語が含むメールはラベルつけたくない・・・っていう場合もなくはないですよね。そういう時には「含まない」に含んで欲しくない単語を入れる。

これで「業務連絡」っていう単語が件名に含まれているけど、「会議」っていう単語は含まれないメールが抽出できる。だけど、この「含む」「含まない」は件名だけじゃなくてメール本文も検索対象になってしまうんですよね。件名だけで含んで欲しくないっていう条件がある場合にはこういうことができます。

件名の部分を「-含んで欲しくない単語」のようにすれば、その単語を除いた件名にすることができる。これはGmail で使用できる検索演算子のページに書いてある。

Gmailのフィルタ作成画面から思い通りのフィルタを作れそうにないときには、検索演算子を使ってフィルタを作成してみるとうまくいくかもしれませんよ。

ドメインで振り分ける

Gmailのフィルタ作成画面からだと、このドメインから来たメールを振り分けるフィルタを作成したい・・・!と思っても、できそうにないですよね。そういった時には*を使ってワイルドカード指定してやりましょう。

こうすることで、「example.com」からのメールを振り分けるフィルタを作成することができます。受信したメールや送信したメールをドメインで振り分けたい時に便利です。

アドレスで振り分ける

アドレスで振り分けるのは簡単ですね、Fromにアドレスを指定してやってフィルタ、ラベルを作ってやればいいです。

複数人からのアドレスフィルタを作成する

とはいっても1人からだけのフィルタって作らないですよね、だってその人のメールアドレス検索で済んじゃいますから。アドレスでフィルタを作りたい時って「この人とこの人とこの人のアドレスをまとめたフィルタを作りたい」っていう場合なんじゃないかなーって思います。

そんな時には「OR」を使いましょう。

「アドレス OR アドレス OR アドレス OR・・・」のようにアドレスを連ねることができる。複数の条件に一致するメールを検索したい時に便利ですね。後はフィルタを作成→ラベルを作成すればOKです。

含む・含まない

含む・含まないを使うことで、指定した単語を含む、含まないメールを検索することができる。

この含む・含まないなんだけど、これはFromやTo、件名、本文などいろんなところを対象にしている。だからこれはとりあえずそれを含んだメールを横断的に検索したい!っていう時に使うといいですね。

添付ファイルのあるメールを検索する

添付ファイルのあるメールを検索するのはチェックボックスにチェックを入れるだけだから簡単。

だけど添付ファイルにも種類はあるものですよね。Googleドキュメントやらスプレッドシートやらそういった個別の種類で検索をかけたい時もあるでしょう。

ファイルの種類で検索する

ファイルの種類で検索したりフィルタを作りたい時には、含むの項目に「has:〇〇」という指定をしてやればいいです。

例えば、スプレッドシートが添付されたメールを検索したり、フィルタを作成したい場合には、含むの項目に「has:spreadsheet」と指定してやればいいわけですね。

複数条件でメールを検索する

いくつかフィルタは単体で設定方法を見てきたけど、それらのフィルタは組み合わせることができるから、より細かいフィルタを設定したい時には組み合わせて作成するといいです。

検索コマンドを複数指定して検索する

Gmailの検索演算子を使って、複数指定して検索したりフィルタを作成することができる。

パッとみると何やっているか分からないけど、これはGmailの検索演算子を組み合わせてメールを検索しているだけだ。

複雑なメール検索を行う時には便利だと思うから、一度どんなことができるのか目を通しておくのがおすすめです。

過去のメールにもフィルタ・ラベルを設定する

Gmailでフィルタを作成して振り分けたことのある人ならわかると思うんだけど、普通にフィルタ作ると過去のメールは指定したラベルに振り分けてくれませんよね?過去のメールも作成したラベルで振り分けて欲しい時には、「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れて作成しよう。

これで作成したラベルを覗いてみると、過去のメールも振り分けられているのではないかと思います。

作成したフィルタ・ラベルを編集する

作成したフィルタ・ラベルを編集したい場合もありますよね。まずはラベルの名前を変更するのは左側に表示されるラベルのメニューから行うことができる。

そのラベルのフィルタはここからじゃ無理だから設定から行おう。

設定を表示したら[フィルタとブロック中のアドレス]をクリックしてみてみると、作成したフィルタが表示される。編集したいフィルタがあったら[編集]をクリックして編集しよう。

フィルタの画面が出てくるから、作成した時と同じように編集すればOKです。

Gmailの振り分け設定を解除する

振り分けの解除も簡単で設定画面の削除をするだけですね。

フィルタが不要になったら削除してやろう。ちなみにフィルタは削除してもそのフィルタで振り分けたラベルは残るから、それも消したかったら編集から消しておこう。

ラベルごとに通知設定を管理したいが・・・

指定したメールに通知がきたらそのメールを通知する・・・っていうことをしたいけど、ラベルごとに通知設定をするっていうのがなんともできなそうだ。パソコンのデスクトップ通知だと選択肢は以下の3つか。

  • 新規メールを全て通知
  • 重要なメールを通知
  • 通知なし

iPhoneのGmailの通知設定を見てみても同じような感じですね。

  • 全ての新着メール
  • メインのみ・・・[メイン]の新着メールに関する通知のみが届く
  • 高優先度のみ・・・Gmailで優先度が高いと判断された新着メールの通知が届く
  • なし

うーん、これしか通知の設定ができないとなるとフィルタを作成する時に「常に重要マークを付ける」か「運用するカテゴリをメイン」にしてラベルをつけるぐらいしかできないんじゃないか。

転送して通知させるとかGASで通知させるとかできそうだけど、それは面倒さが見える。試しに[常に重要マークを付ける]でフィルタを作って通知設定を[高優先度のみ]にしてみると通知はくるけど、Googleが重要マークをつけた場合常に通知をしてくれるんだろうかなんとも言えない(してくれそうだけど)

Gmail での重要マーク

この辺りは色々試してみる必要がありそうですね。ラベル毎に細かく通知を管理するっていうことはできないみたいだから、ちょっと捻ったやり方でやるしかない。

まとめ

Gmailの振り分け設定はフィルタとラベルを使って行える。フィルタは件名や含む・含まない、検索演算子なんかも使って作ることができるから結構細かいものまでできる。ただちょっと通知をうまいこと設定したラベル毎に行うことができないのが面倒だね。結構回りくどいことしないとできなそうです。

まあラベル分けして振り分け設定するだけでもかなり見やすくなるから、まだやったことのない人がいればやってみるといいですよ。

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