【生産性向上】仕事・業務の効率化をしてくれる必須アプリ・ツールを紹介!

普段やっている業務で「この作業もっと効率よくできないのかな・・・」「自分がやる作業なのかな・・・」なんて思ってしまったこともあるでしょう。毎日の面倒なルーティンワーク、そんなものは自動化できるなら自動化してしまいましょう。

今回は業務を効率化してくれるアプリやツールを紹介していくので、もし業務を効率化したい・・・なんて思っているなら使えそうなアプリがないか参考にしてみてください。

仕事を効率化するとは

仕事を効率化するアプリを紹介する前に、そもそも仕事を効率化するとは?っていうところを一緒に考えたい。ここの認識がずれていると君が思うようなアプリは紹介できないからさ。だから自分が思う仕事の効率化とは?っていうところをまずは書いていく。

自分が思う仕事の効率化とは・・・

  • 生産性の向上

まさに生産性の向上だと思っている。効率化(=生産性の向上)みたいなところがあると思う。生産性を上げれば、同じ時間でも作業をこなせる量も増えるしね。例えば以下の2人がいたら、後者の人の方が生産性が高いだろう。

  1. 1時間でタスクを2つ片付けられる人
  2. 1時間でタスクを3つ片付けられる人

生産性が高く、仕事を効率的に行っていると言えるはずだ。だから仕事を効率的に行う(=生産性を上げて仕事を行う)みたいなところがある。

生産性を上げて効率よく仕事を行うためには

じゃあこの生産性を上げて効率よく仕事を行うためにはどうすればいいのだろうか?君も考えてみて欲しい、そして答えが出たらそれを達成するためのアプリを探してみるといい。自分がパッと思うに以下の3つが浮かぶ。

  1. 自動化できることは自動化する
  2. 最適なツールを使う
  3. タイピング速度を上げる
  4. 初期設定を最適化する
  5. ショートカットを使いこなす

自動化できることは自動化する

まず自動化だけど、自動化できるなら絶対にした方がいい。そこに自分が費やす時間が圧倒的に減るのだから。毎日自分が作業している30分を自動化で1分でできるようになったら29分間は他の作業をすることができる。

後で紹介するけどプログラミングを使わずに作業を自動化したいなら以下のようなものを使うと取り組みやすいぞ。

  • Zapier・・・様々なアプリを組み合わせて作業を自動化することができる
  • IFTTT・・・様々なアプリを組み合わせて作業を自動化することができる
  • Automator・・・Macで使える作業自動化アプリ
  • ショートカットアプリ・・・iOSで使える作業自動化アプリ

ZapierとIFTTTは同じような感じ。Power Automate DesktopとAutomatorは同じような感じ。ショートカットアプリはスマホ版のAutomatorっていう感じだね。ちなみにプログラミングを使って作業自動化をしたい場合は以下の記事なんかが参考になるかもしれない。

最適なツールを使う

次に最適なツールを使うということだ。例えば何かメモを取る作業があるにしてもそのメモをより早く取りやすいメモも、取りにくいメモもあるだろう。それと同じように業務で使うツールにもいろんな種類があるはず(会社で指定されていればしょうがないけど・・・)

果たしてその使っているツールが最適なのか?今一度考えてみたい。

そこで今回はどんなツールがおすすめなのかっていうのを紹介していきたい。後で書いていきます。

タイピング速度を上げる

これは言わずもがななところがあるけど、間違いなく作業に大事なのがタイピングスキル。文書を書く時もチャットでやり取りをする時も、メールをする時でさえも使うのがタイピング。

  • 寿司打・・・流れてくる寿司と共にタイピングしていくゲーム
  • e-typing・・・打つべき指を色で表示してくれるタイピングゲーム
  • TypingTube・・・動画の歌詞に合わせてタイピングしていくゲーム

なんかを使ったことのある人もいると思う。ちなみに自分が今寿司打の高級コースをやってみたところ、こんな感じだった。君もやってみて欲しい。余裕で超えてください。

タイピングを早くするためにはホームポジションで打つことが大事だと思うから、e-typingで表示される通りの指で打つのがいいと思うよ。

ちなみにタイピングの拘らない人で音声入力をやったことのない人は音声入力を試してみて欲しい。かなりの速さで文字を入力してくれるから助かる。

スマホ・パソコンの初期設定を最適化する

これはパソコンでもスマホでも言えることだけど、初期設定の仕方で使い方が変わってくるから設定はちゃんとしておいた方が良いです。この辺りの情報は結構調べれば出てくると思うから自分のいいようにしておいておくといいですよ。

  • カーソル移動の速度
  • ◯本指でウィンドウのドラッグ

なんかはやっておいた方がいいですよ(Macの方)

ショートカットを使いこなす

作業する時に毎回面倒なキーボード叩きをやっているなら、それに関するショートカットがないか調べてみるといいでしょう。キーボードで何か特定のコマンドを打つだけでそれを実行することができるのは慣れると早いです。ショートカットは作ることもできたりするから、もう全部できるものはショートカットにしてしまうのもいいかもしれないね。

仕事を効率化するアプリ

さて本題に入っていこう。生産性向上・業務効率化を図るためにさっき書いたのが以下の4つ。

  1. 自動化できることは自動化する
  2. 最適なツールを使う
  3. タイピング速度を上げる
  4. 初期設定を最適化する
  5. ショートカットを使いこなす

ここではさっき書いていなかった具体的なアプリを紹介していきますよ。

Zapier

Zapierはいろんなアプリを組み合わせて自動化してくれるツール。例えばGoogleカレンダーに予定が追加されたら、それをGmailでメール送信、Slackに通知なんてことをさせることができる。

使うことのできるアプリはかなりの数あって普段使っているアプリで対応していないものはなかなかないんじゃないかなーっていう感じです。

ちなみにどんなことができるのかっていうと例としては、以下のようなことができる。

GmailとGoogleDriveを連携して新しいメールが来たらそれを保存したり、Twitterに何か投稿したらそれをFacebookにも投稿したりといったことができる。

次に紹介するIFTTTもそうだけど、ZapierはTriggerっていう何かが起きたら何かをするっていう動作を設定することができるアプリだから、「Gmailでメールを受信したら・・・何かをしたい・・・」みたいに考えると分かりやすい。考えようによってはかなりのものを自動化できるはずです。有料版もあるけど、無料で使えるもので結構十分です。

IFTTT

Zapierと同じようにアプリを連携して何かを行うことのできるアプリ。IFTTTにはアプリもあってiPhoneから使うこともできたりするのが素晴らしい。以前にはiPhoneのショートカットからIFTTTを使ってLINEに文言を送信する、なんてことをしたね。

無料で使える分には限りがあるけど、それでも便利です。Zapierでは有料でしか使えないwebhookを無料でも使うことができるのがありがたい。何か凝ったことをする時にwebhookを使うことができるのは大きいからね。IFTTTってなんだよ?使い方分からんっていう人は以下の記事を見てみるといいですよ。

Power Automate Desktop

Power Automate DesktopはWindowsで使うことのできるMicrosoftが出した自動化ツール。MacのAutomatorと同じような感じで、いろんなアクションを組み合わせて一連の流れを自動化することができる。

かなりアクションの数が多いですね。これ以外にも結構あります。これだけあれば何か作業を自動化するのに困ることは無ささそうです。これらのアクションを組み合わせて自動化の流れを作るんだけど、例えば簡単な例だけど、実行するだけでデスクトップのPNGファイルを指定して、別のフォルダに移動させるなんていったことができる。

実際にやってみたのは以下の記事でやっからWindowsで作業を自動化したいっていう人は参考にしてみてください。

Automator

Automatorはさっき紹介したPower Automate DesktopのMac版みたいなものだと思っていい。MacでまだAutomatorを起動したことのない人はSpotlightからAutomatorと検索して立ち上げてみよう。

AutomatorはMac内のいろんなツールを組み合わせて1連の流れを作ることができる。どんなことができるのかイメージがわかない人は以下の記事なんかを見るとちょっと分かるかもしれない。

Automatorを使ってみたいと思ったらこっちの記事だ。

Automatorで作ったアプリケーションなんかはDockに置いたりもできるから便利。クリックだけで何かの作業を行うことができるようになる。

iPhoneのショートカットアプリ

iPhoneを使っている人ならいつの間にか追加されたショートカットアプリに気づいているだろう。確かiOS14で搭載されたアプリで、AutomatorのiPhone版みたいなやつ。iPhone内のアプリと連携してワンタップでいろんな動作を行うことができるようになる。

実際にどんなことができるのかはショートカットアプリをいじくり回すとなんとなく分かるんじゃないかなーと思う。以下のようなことなんかもできるよ。

ショートカットアプリの使い方が分からなかったら以下の記事が良い。

ショートカットアプリといっても、オートメーションっていう決まった動作をトリガーに何かをしてくれる機能もあってこれがまた便利。充電開始音や終了音の設定なんかはこれを使えば可能。

毎日何時にとか、誰かからメッセージが来た時とかいろんなタイミングで好きな動作を割り当てられるからいいね。

Skitch

Skitchは画像編集アプリだね。画像に矢印や文字、モザイクなんかを入れることができるアプリで朝簡単に行うことができるから重宝してる。何といっても他のアプリとの共有がかなり楽でドラッグ&ドロップだけでできてしまう。

下にあるボタンをドラッグして他のアプリにドロップするだけで共有することができてしまうのもとても便利。モザイク入れも簡単だしサクッと画像に編集を加えたい時には便利。

Drafts

iPhoneを使っていてなんのメモ帳使えばいいのだろうかと迷っている人に使ってみて欲しいのがDrafts。機能はかなりあってメモを取ることで困ることはないだろう。自分が良いと思っているのは文字を打つときのストレスがそこまでないところで、戻る・進むや文字のカーソル移動を簡単に行える。

こういうのは地味に嬉しい。いろんなボタンがあるけど、使いこなせばメモを書くのが早くなることでしょう。マークダウン に対応していたり、他のアプリとの共有も簡単にできたりと至れり尽くせり。詳しいことは以下の記事を見てみるといいと思います。

AdobeのPDF編集webツール

PDFの編集は何かと面倒だなあ・・・って思うけど、AdobeからWeb上でPDF編集をすることができるサービスがある。無料で使うことができて、PDFへの文字入れやページをトリミングしたりすることができる。これがなかなか便利。

普段からPDFをいじる機会があるなら使ってみるといいと思います。編集しているPDFファイルを他の人に見せるために共有したりすることもできる。

Alfred

AlfredはMacで使うことのできる検索アプリ。Spotlightの強化バージョンみたいなものと思えばいいと思う。AlfredはSpotlightと同じように検索窓に探したいものを打ち込めばそれを検索してくれるけど、そのままweb検索することもできる。いちいちブラウザにアクセスしなくても検索できるのはいいね。

まとめ

作業を効率化するためのアプリやサービスをいくつか紹介してきたけど、どれも使ったことのあるものだったでしょうか。もし、使ったことのあるものほとんどないなあ・・・っていう場合にはどれか気になるものをチラ見してみて欲しい。個人的には以下の自動化できるようなアプリを触って欲しいなあ、なんて思う。

  • Zapier・・・様々なアプリを組み合わせて作業を自動化することができる
  • IFTTT・・・様々なアプリを組み合わせて作業を自動化することができる
  • Automator・・・Macで使える作業自動化アプリ
  • ショートカットアプリ・・・iOSで使える作業自動化アプリ

使いこなせば、普段行っている業務を自動化できてしまうかもしれないからね。自動化して空いた時間を作ってだらだらしておきましょう。ルーティンワークのようになっているものはある程度自動化できそうな感覚です。日々の作業を効率化して素敵な時間を過ごしたい。

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