【業務自動化】Zapierの使い方を紹介!アプリを連携して効率よく作業しよう!

仕事や業務、なんかしらの作業を自動化してもっと効率的にさらに早くもっと早くこなしていきたいと思っているだろうか。もしそうならもう既にいろんなツールを検索済みかもしれない。自動化にもいろんなツールがありますからね。その中でも今回見ていきたいのはZapierというツール。

聞いたことはあるけど何ができるのかよく知らない、Zapier?なんだよそれ??っていう人もいるかもしれない。でも大丈夫。この記事では実際にZapierを使ってどんな風に作業を自動化していくのかっていうのをやっていく。作業の自動化を考えたいと思っているなら参考にしてみてください。

zapierとは

zapier

改めてzapierってそもそもなんなん?っていうことをさらっと見ていこう。サイトを見れば分かる通り、zapierはいろんなアプリを組み合わせて作業を自動化することのできるアプリ。例えば、新しいGmailを受信したらそれをドロップボックスに突っ込んでslackに通知するとかそんな感じです。

これはあくまで一例だけど、いろんなアプリケーションを組み合わせて同じようなことができる。

何かが起きたら、それを起点に他の何かを実行するっていう流れ。IFTTTと同じような感じだね。IFTTTを使ったことがあるならすぐ理解できると思うよ。

zapierの使い方

zapierの使い方を見ていくんだけど、登録が必要なアプリだからまだ登録をしてなかったら登録しよう。登録後、ログインしたら何か1連のワークフローを作りたいですよね。何かしたら何かが実行されるみたいな。どうやらzapierではそのワークフローをZAPと呼んでいるみたい、[MAKE A ZAP]をクリックしよう。

そしたら、どんなフローを作るのかっていう画面になるからここで作っていく。設定するのは以下の2つ。

  • Trigger・・・何を起点とするか
  • Action・・・Triggerが動いたらどんなことをしたいのか

なんだけど、ちょっとわかりづらいね。今回はGoogleカレンダーにイベントが追加されたらGmailに送信してSlackにも通知させようかなーと思う。

ZAPを作成する

さあ今回作るのはこんな感じのZAP。

  • Trigger・・・Googleカレンダーでイベントが追加されたら
  • Action1・・・Gmailを送信
  • Action2・・・Slack通知

Actionは複数設定できるから今回はGmail送信とSlack通知の2つを設定していきたい。設定してみるとこんな感じ。

Googleカレンダーにイベントが追加されたらGmailのAction、SlackのActionが動くのが視覚的に分かる。それぞれの設定がどうなっているのかざっと見てみよう。

GoogleカレンダーのTrigger設定

まずGoogleカレンダーはイベントが追加されたらTriggerとして起動させたいから[Trigger Event]には[New Event]を選択。

GmailのAction設定

Gmailもいくつか設定できるイベントがあるけど、普通に[Send Email]。

メールのタイトルや本文なんかも設定することができるから、自分好みに設定しておくといいですね。

SlackのAction設定

次はSlackだけど、Slackの設定はこんな感じ。今回はSlackのrandomチャンネルに送信するようにしておく。

通知される文言はGmailと同じように書くことができる。自分好みにしておこう。

テストも実行できる

ちなみにやってみれば分かると思うけど、GmailはGmail、SlackはSlackなんかでテストをすることができてテスト結果はこんな感じになる。

Actionそれぞれで実行できるのが便利でいいね。ちょくちょく確認できて便利。Zapを作ったらホーム画面のZapsから見ることができる。また編集なんかもここからクリックすれば編集することができる。

Zapierの使い方をもっと追求する

なんとなくZapierの使い方は分かっただろう。だけどZapier使って自動化したいって結構やりたいことあるはずだよね。だからもうちょっとだけZapierでどういったアプリケーションと連携できるのかその使い方を見ていきたい。GmailやSlackなんかをよく使うだろうからその辺りを見るかな。

zapier slack 使い方

さっきもSlackは試したけど、ZapierでSlackを使った場合どんなことができるのかっていうのはありがたいことにslack help centerに書かれている。Slackと連携した場合にはサッと読んでおくといいかもしれないね。で、どんなActionをSlackに当てることができるかなんだけどこんな感じ。

下にスクロールすればもうちょいある・・・これだけあればSlackに何かをさせるっていうことに困ることはほとんどないでしょう。チャンネルにメッセージを送るだけじゃなくて、トピックを設定したりプロフィールを更新したりステータスを設定できたりもするなんてね。

今見たのはActionだけど、Slackでこんなことが起きたら何かをしたいっていうTriggerはこんな感じだ。

Slackでメッセージがきたらこんな動作をさせたいっていうのは思ってみれば結構あるかもしれない。

ちなみに作成したZapの編集やZapの作成なんかはSlackと連携するとSlackのボタンをポチるだけで編集や作成画面にいける。

Slackからアクセスできるのは結構便利だよね。いちいちブラウザ開いてやるのって面倒だし。

Zapier Gmail使い方

GmailにもどんなTriggerEventがあって、どんなActionがあるのかを見てみよう。まずはTrigger Event。

新しいラベルが付いたら・・や新しいメールが来たら・・・のような感じ。続いてActionはこんなもんだ。

SendEmailっていうのはさっき使ってみたやつだね。後は下書きのメールを作成したりラベルをつけたりっていうのがある。[Reply to Email]っていうのもあるね、結構便利かもしれない。Gmailを普段から仕事でよく使う人は色々活用してみるといいでしょう。

Zapierでwebhook利用はPREMIUM?

webhookが使えると何かと便利なんだけど、ZapierはWebhookにPREMIUMってラベルついていますね・・・

IFTTTだとwebhook無料で使えたんだけどなあ、残念・・・

ただIFTTTで無料で作れるものは3つぐらいだった気がするけど、Zapierは無料でもかなり作れる。unlimitedって書いてあるね。

まあwebhook使うなんて割と手の込んだことしようとしないと使わなそうだから、なくてもいいよね。ただ使ってみると無料プランでも使えた。トライアル期間の時は使えるようだね。

まとめ

Zapierの使い方をざっと見てきたけど、どうだっただろうか。個人的にはかなり良いんじゃないかなーと思う。画面も見やすいし設定項目も色々あってアイディア次第でかなりの数自動化できてしまいそう。業務の効率化にはほぼ間違いなく役立つと思うから時間あるときにいじってみるといいですよ。

ちなみに自動化に興味があるならMacのAutomatorやWindowsのPower Automate Desktop、IFTTT、iPhoneのショートカットなんかは結構良いよ、プログラミングを学ぶのもいいかもしれない。下に参考になりそうな記事を貼っておくから気になるのがあればチェックしてみてね。

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