【作業自動化】MacのAutomatorの使い方とできることを紹介します

Macを使っていて作業しているうちに、これ自動化したいなーってものって出てきますよね。もはや毎日のルーティーンになってしまって考える必要のない作業。プログラムは書けないけど、もっと楽に自動でできたらいいのに・・・と思うことあるはずです。そこでAutomatorというアプリケーションを使ってみるのはどうでしょうか。

作業を自動化してくれるアプリケーションで使い方によって様々なことができます。プログラムを書く必要もなく、画面上の操作で自動化を設定することができるので、なかなか便利ですよ。この記事では、そのAutomatorの使い方とできることを紹介していきます。

Macに入っているAutomatorとは

LaunchPadを開いて「その他」のフォルダを見るとその中に入っているのが、Automator。なかなか使うことはないかもしれないけど、どんなアプリケーションなのか気になったことありませんか?

このアプリケーションは名前の通り作業を自動化するアプリケーション。毎回同じような作業の繰り返しがルーティンのようになっていたりしませんか?Automatorを使えば、その作業を自動化できるかもしれません。

automatorでできること

とはいってもautomatorでどんなものを自動化できるんだよ?って思いますよね。一例を挙げるとこんな感じです。

  • 指定したURLを自動で表示
  • 画像を指定したサイズで自動調整
  • 全てのアプリケーションを終了
  • 指定したフォルダ名でフォルダを作成

あくまで一例ですが、ダブルクリックなどで上記の動作を行うことができます。まあ、文字だけじゃあんまりわかんないですよね。そもそも自動ってどう自動なんだよ?って感じですからね。ちょっと指定したフォルダ名でフォルダを作成っていうのをautomatorで実行してみますね。

automatorで新規フォルダ作成を自動化する

automatorを起動するとこんな画面になるんだけど、ここではアプリケーションを選択。

そしたら色んな項目が出てくるんだけど、[ファイルとフォルダ]を選択して[新規フォルダ]を右側にドラッグ&ドロップしよう。するとこんな画面になります。色々表示されている項目はそれぞれ自動化できる内容ですね。今回は、新規フォルダ作成を自動化するために[新規フォルダ]を選択しています。

そしたら、作成したい新規フォルダの名前とそのフォルダを作成したい場所を入力。以下の画像だと作成されるフォルダ名はtestでデスクトップに作成されることになります。右上の実行ボタンを押すと、新規フォルダが作成されます。

ちゃんと作成されましたね。今はautomatorの画面から行ったけど、これをアプリケーション化してアイコンをダブルクリックするだけで行えるようにします。今作ったものを保存するだけなので簡単です。

保存するとアプリケーションとして指定した場所に保存されます。後は保存されたものをダブルクリックするとさっき作ったものが実行されるという流れ。今回でいうとクリックすると新規フォルダが作成されます。

ただ、このままだと実行しにくいのでよく使うならデスクトップやDockなんかに移動させておくといいです。例えば、Dockなんかに置いておくとDockに追加したものをクリックするだけで実行することができます。

というのが、automatorの基本的な使い方なんだけど何となく分かったでしょうか。流れとしてはこんな感じです。

  1. Automatorで実行したい手順を作る
  2. 1で作った手順をアプリケーション化
  3. 2で作ったアプリケーションを実行すると、1で作った手順が実行される

別にプログラムを組む必要もないし、画面内のドラッグアンドドロップで行うことができてしまうのが良いですよね。今は新規フォルダ作成を自動化したけど、他にもできることは膨大にあります。使いこなせばかなりのものを自動化できると思いませんか?

Automatorの種類

上で書いたのはAutomatorのアプリケーションっていう項目だったけど、それ以外にもいくつか項目がありますよね。ワークフローやクイックアクション、フォルダアクションなど様々です。アプリケーションは一連の動作をアプリケーションにして自動化してくれるものだったけど、他はどんなものなのでしょう。

ワークフロー

ワークフローは、Automator内で実行できる自動化です。さっきアプリケーションと使った時にはそれをアプリケーションとして保存して実行しましたが、そういったことはできません。別にアプリケーションにする必要はないけど、簡単に実行できるようにしておきたい!っていう時に便利です。実行は右上の[実行]ボタンで行うことができます。

また、ワークフローも保存することができる。拡張子は.workflowだね。

保存したものを開くと設定したワークフローの画面になるから、実行したい場合には右上の実行ボタンを押すだけです。

クイックアクション

クイックアクションはFinderなんかと組み合わせて使うことのできるアクションを作ることができる。例えば、イメージをリサイズするアクションを作ってみましょう。

これを保存すると、環境設定→機能拡張→Finderから追加したクイックアクションを見ることができる。今回は「イメージをサイズ調整」っていう名前で保存したからそれが出ているね。

このイメージをサイズ調整するクイックアクションをどう使うかだけど、Finderから呼び出すだけです。

クリックすると、設定した通りにサイズ調整した画像が作成されます。便利ですね。

プリントプラグイン

プリントプラグインはプリントする時に使えるもの。プリントプラグインを選択して、「PDFテキストを取り出す」という項目を追加したものを作ります。これを保存して実際に使ってみましょう。

プリントプラグインは、印刷する時に使える。印刷画面にして「システムダイアログを使用して印刷」をクリック。

ダイアログが表示されるから左下のPDFとなっている部分のセレクトボックスを開いてみましょう。保存したプリントダイアログが表示されるはずです。

これを選択すると、作成したプリントダイアログが実行されます。今回は、PDFからテキストを取り出すといった処理。保存先はデスクトップにしたから、見にいくと保存されていますね。中身を見てみると、テキストが記載されています。Googleのページを印刷しようとしたから、そのページの文言ですね。

 

印刷をする機会が多い人は、なんかしら作って使ってみると作業効率が上がるかもしれないですね。

フォルダアクション

フォルダアクションはフォルダにファイルが追加されると実行されるアクション。今までと同じように画面で作ったものがファイル追加した時に行われる。今回は、デスクトップにファイルやフォルダが追加された時に、それを他のフォルダ(下の画像だと名称未設定フォルダ)にコピーするっていうアクションを作ってみる。

これでデスクトップにファイルが追加されたら、名称未設定フォルダにもそのファイルのコピーが作成される。フォルダアクションは分かりやすくていいですね。

カレンダーアラーム

カレンダーアラームは、カレンダーに作成した予定の開始時刻に実行させることができる動作を作成することができる。例えば、特定の時間になったらiTunesから曲を再生してほしいというカレンダーアラームを作ってみましょう。

これを保存するとMacのカレンダーアプリに同名のイベント追加されます。イベントの時刻になるとiTunesの曲が再生されるといったことになります。

ただ、カレンダーアプリから同じように作成したカレンダーアラームを設定するっていうのが面倒なんです。ちょっと書いていきます。新着イベントを作成して、[通知]→[カスタム]→[ファイルを開く]と進みます。

[その他]を選択。

すると、Finderが開かれるからそこから作成したカレンダーアラームを設定するんだけど、[ライブラリ]→[Workflows]→[Applications]→[Calender]を開いて作成したものを選択。

ちなみにライブラリが表示されない場合は、Finder→表示→表示オプションを表示→"ライブラリ"フォルダを表示にチェックを入れましょう。

通知のタイミングはイベント開始時間に設定しておくといいです。

これで設定した時間にカレンダーアラームで作成したものが実行されるといった具合。これ、超面倒ですよね。カレンダーアプリからautomatorで作成したカレンダーアラームをもっと簡単に設定できるようにしてほしいです。

イメージキャプチャ・プラグイン

あまり使わないだろうからイメージキャプチャってなんだよ?って感じだけど、イメージキャプチャっていうアプリケーションがMacには入っている。Macと繋いだiPhoneの画像なんかを読み取ることができるアプリケーションですね。そこで使えるのがイメージキャプチャプラグイン。

右クリックで作成した[テキスト入力.workflow]っていうのが表示されますね。

正直写真アプリやiCloudなんかのクラウドから写真を見ることが多いから、あまり使うイメージが湧かない・・・イメージキャプチャをよく使う人は何かできるかもしれないですね。

音声入力コマンド

音声入力を普段使っているでしょうか。日頃から音声入力を行なっているなら、この音声入力コマンドは役にたつと思います。これは音声入力コマンドを自分で作ることができるもので、この単語を発したときにこの動作を行なってほしい!というときに使えます。

例えば、「ファイル作成」と発したら本当にファイルを作ってくれるとかですね。これを試してみます。まずは、音声入力コマンドを選択してこんなものを作る。「ファイル作成」と発したらデスクトップに新規テキストファイルを作成するというものです。

この作ったコマンドは、システム環境設定→アクセシビリティ→音声入力の音声入力コマンドから確認することができます。

ただ、[高度なコマンドを有効にする]にチェックを入れていないと作成したものが表示されないので、チェックを入れて有効にしましょう。

作成した音声入力コマンドにチェックを入れて完了ボタンを押して、設定は完了です。あとは「ファイル作成」と声で発するだけです。メモアプリを開いて[fn]を2回押すとマイクが起動するので試してみるとちゃんと実行され、新規テキストファイルがデスクトップに作成されました。

音声入力をするなら、こういったコマンドをどんどん作って行くとかなり便利になるでしょう。

まとめ

Automatorを見てきたけど、どうだったでしょうか。ちょっと思うのが画面上で色々できるとはいえ、使い方はちょっと難しいですよね。ただ、使いこなせたらかなりできること多そうではないでしょうか。いろんなことを自動化することができそうです。

ここで載せたのはAutomatorの使い方とそれぞれできることのちょっとした紹介だけど、自分がしたいことに応じていろんなワークフローを作ってみてくださいね。日々の時間をちょっと有効活用できるようになるかもしれません。

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