チャットツールが増えたといっても、まだまだメールは現役で使いますよね。仕事なんかだとメールチェックは欠かせないっていう人もいることでしょう。あの膨大に溜まったメールを見るとどうしても気分がどんよりしてきます。

今回の記事は、Gmailをもっと効率的に使って効率的に仕事をしたい!っていう人におすすめ。Gmailの力を最大限発揮してより仕事を効率化していきましょう。憎きメール作業からおさらばです。

Gmailを効率的に使って仕事を楽にする方法

そもそもメールを使わずにチャットを使う

そもそもの前提をぶち壊してしまいますが、Gmailと言ってもメール機能を使わないといった選択肢もあります。Gmailにはmailっていう文言が入っているけど、実はチャット機能もついている。パソコンからGmailを開いてChatという項目を探してみよう。自分のアイコンと名前が左下に表示されるのではないだろうか。

+ボタンを押して、チャットしたい人の情報(名前・メールアドレス・電話番号)を入力し、チャットの招待状を送るとその相手とチャットを開始することができる。

チャット画面はこんな感じで、ウィンドウの中にチャットのウィンドウが表示される。

メールだと時間がかかって面倒なやりとりもチャットなら早くできる時もあるはず。仕事なんかだと早く確認してもらいたい時なんかもあるはずだから、お互いにチャットできるようにしておくといいんじゃないだろうか。

メールのような「お疲れ様です、お世話になっております・・・」みたいな固い文章もチャットならもっと気楽にできるだろうしね。Gmailでメールしか使ったことのない人はチャット機能を使ってみてはどうだろうか。

デスクトップ通知を有効にする

これは賛否両論あるだろうね。メールが多いと通知が多くなってうるさいだけだし、他の作業の邪魔になることは間違いないしね。でも、重要なメールを飛ばしてしまうこともあるから一応書いておく。デスクトップ通知を有効にするには、歯車のマークをクリック→通知設定に進もう。

今までメールを見逃す機会のあった人は有効にしておくと、助かることがあるかもしれない。まあどうでもいいメールが多い人は通知はうるさいだけだからいらなそうだけどね。

予約投稿を使う

割と新しいGmailの予約投稿機能。メールといえば書いた後に送信ボタンを押して相手に届くっていう流れだけど、この機能を使えば、指定した時間に送信することができる。予約の方法は送信ボタン右の矢印をクリックして、日時を指定するだけ。

カレンダーから送信日時を設定することができる。「明日送りたいけど、明日は時間ないから今のうちに予約投稿しておこう!」っていう時に使える機能だね。事前にやっておけば、明日の仕事をちょっとだけ減らすことができるかもしれないね。

アーカイブ機能を使う

メールを使っていると嫌でも気になってしまうのが、次々と溜まっていくメールの数ですよね。どのメールを確認したのかもよくわからなくなってきます。確認したメールは削除したいけど、完全に削除するのは怖い・・・なんて時に使えるのがアーカイブ機能です。

アーカイブすることによって選択したメールは受信ボックスから排除することができます。アーカイブは完全にメールを削除するのではなく、Gmailのすべてのメールから確認することができるから誤ってアーカイブしてしまっても安心。アーカイブはメールを開いて以下のボタンから行うことができます。

アーカイブしたものは「すべてのメール」から確認することができるから、もし確認したかったらそっちを見てみるといいですね、まあアーカイブするぐらいだから見ないと思うけど。

自動振り分け機能を使う

何かラベルなんかをつけてメールを振り分けて管理したいなーなんて思ったことはないでしょうか。この人からのメールはこのラベル、この人からのメールは別のこのラベル・・・のように管理できたら楽ですよね。Gmailには自動振り分けしてくれる設定をすることができるから、是非とも設定しておこう。

何かメールを選択したら、右上から「メールの自動振り分け設定」をクリック。

すると、誰からのメールでどんな件名なのかなどなどを指定して、振り分けたいメールのフィルタを作成することができる。例えば、「hogehoge@gmail.com」からのメールを振り分けたい時にはFromにそのメールアドレスを指定すればいい。

これで「フィルタ作成」をクリックしてみよう。そうすると、この条件に合致したメールをどのように管理するかを設定することができるぞ。

重要な人からのメールなら「常に重要マークを付ける」とか、ラベルで振り分けたいなら「ラベルを付ける」から設定してあげるといいね。「フィルタを作成」したら、次回のメールから自動で今作ったフィルタに応じて設定してくれるから便利。

署名作成

仕事で使っている人ならほとんどの人が使っている機能だと思いますが、まさかメールの最後の署名をわざわざ自分で毎回打っている人はないですよね。もし、まだ署名設定をしていない場合は、今すぐやっておきましょう。設定から署名の項目に進みます。

「新規作成」をクリックして、メールの最後に付け加えるような署名でも作りましょう。署名の名前は自分がわかりやすいように何でもOKです。

あとはその署名に何を記述するか。普段名前を最後に追加する人は自分の名前だけでも書いておけばいいんじゃないかな。

署名を作成したら、画面を下までスクロールしていって「変更を保存」をクリックすれば、完了。作った署名を使うには、メール作成時に横に表示されるボタンをクリックすればOK。

「署名」っていう名前で作ったけど、これを選択するとさっき作った署名が本文に挿入されるよ。

仕事なんかだとよく使う機能だと思うから、設定していない人は設定しておくとちょっと楽です。

テンプレート作成

メール作成するときの文章がだいたい同じって割とあるあるですよね。最初はこういう挨拶を入れて最後にはこの文で締めてっていうのってある程度お決まりの文章があります。よくある「お世話になっております、〇〇の〇〇です〜よろしくお願いします」のような全然心のこもっていないあれです。

そんなの面倒だし書かなくていいよ・・・って思うけど、いまだにこういう文化があるのも事実。毎回書くのは面倒なので、テンプレートにして管理してしまいましょう。「設定」の「詳細」からテンプレートに進んで、「有効にする」にチェック。

そしたら、新規メール作成画面にいって「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択。

これでテンプレートが作れたので、次のメール作成からはこのテンプレートを使うことができます。新規作成時に設定したテンプレートの名前を選ぶだけ!

懸命にテンプレートの名前が入ってしまうけど、そこは適宜変更しよう。テンプレート作って署名作ってそれを毎回使えば、結構な時間の短縮になるはずです。

まとめ

自分もメールを使うことはあるけど、やっぱりメールって面倒だよね。LINEとかSlackならこんなこと気にしなくてもうちょっと気楽に返信できるのになあ・・・って思うことも結構ある。でも、それを皆が使っている限り自分も使わないといけない流れになりますよね。

ならしょうがない、どうせメールを使わないといけないなら、その作業をもっと楽にしようではありませんか!ってことでいくつかGmailの小技を紹介してみたけどいかがだったろう。基本的なものだからすでに使っている人は多いかもしれないけど、まだ使ったことのない機能がある人は是非とも使ってみてください。

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