タスク管理にオススメのwebサービス・アプリはGoogleKeepだ!

忙しい状態で次から次へとタスクを依頼されてついついタスクが漏れてしまうなんていう経験をしたことはありませんか?

二つ返事で「はい!やります!」と勢いよく言ったは良いものの翌週になって「あれってどうなってたっけ?」と聞かれた冷や汗をかくのが分かるなんてシチュエーションは出来れば避けたいですよね。

そして、忘れないようにとメモをした置いておいたら今度はそのメモをどこにやったか忘れる始末。もう一度教えてくださいとも言えず結局怒られるなんていう生活は誰だって嫌なものです。

今回はそんな悩めるあなたにオススメのタスク管理サービス・アプリを紹介します。

タスク管理してスマートに仕事は終わらせたい

自分は忘れっぽいと思っているあなた

さて、いきなりツールの紹介に移る前にそもそも前提としてあなたの意識を変える必要があります。この前提をキチンとしておかないと今から紹介するツールをいくら紹介しても全く意味のないものになってしまうからです。いわゆる宝の持ち腐れというやつです。

よく忘れてしまうという方は「自分は記憶力が悪いから仕方ない」という言い方をします。それを自覚されるのは良いのですが、困るのはそこで自己完結して改善策を出そうとしない人です。

そもそも質問ですが、人の記憶力はそんなに違いがあると思いますか?

もちろん中には天才的な頭の構造をしている人も一部います。フラッシュ暗算で出てくる小学生や真剣衰弱で一度見たらカードの位置を絶対に忘れないという人は天才肌の人です。しかし、そういった一部特殊な人を除けば大抵普通の人です。記憶力も並みのキャパシティしかなく覚えられる量なんてたかが知れてます。

しかし、方や仕事を漏れなく完璧にこなす人がいれば、方や抜け漏ればかりで困るという人がいます。果たしてこの違いは何なのでしょうか?

そもそも脳は忘れるように出来ている

そもそも人の脳は物事を忘れるように出来ています。そうしないと次に新しいものが来ても情報を入れられないからです。でもだったら同じように皆仕事を忘れて抜け漏れが発生するはずですが、そうはなりません。それはなぜかと言うと単純明快で抜け漏れがない人はその人にあったやり方でタスクをメモしているからです。

つまり、忘れない脳を持っているのではなく、忘れる脳を持っているから忘れても良いようにいつでもパッと見たら内容が分かるメモを取るわけです。本当に単にこれだけです。

大切なメモがあちこちに

そういう話をするとメモ魔になったのかと言いたくなるくらいの勢いでメモを取り始める人がいます。もちろん心がけは素晴らしいのですが、そういった人に限ってある時は付箋に、ある時はメモ帳に、ある時は裏紙にとメモをするところがバラバラで全く持って統一性がありません。

そのため、メモを取ったという記憶だけは残りますが、どこにあるかはやはり分からなくなります。しかもメモを取っているという安心感のせいで内容を全く記憶していないなんていう事もあります。

つまり、メモを取るにしても取る場所と取り方が大切であるという事です。あまりにルールを複雑にしすぎるとそのルールを忘れたり面倒になるので極力シンプルにします。

  • 何をやるのか
  • 誰がやるのか
  • いつまでにやるのか

シンプルにするならこのくらいで十分です。そして、メモを取る場所も大切です。出来ればこれは1か所にしたいです。とにかく極力脳に負担をかけないようにする事がポイントです。

思い出す事は仕事ではありません。使うと分かっている道具の居場所、大切と分かっているタスクの納期についてパッと答えが出ないような整理の仕方ではダメだという事です。

タスク管理にオススメのwebサービス・アプリはGoogleKeep

さて、それでは本日の本題であるタスク管理にオススメのwebサービス・アプリをチェックしていきます。

GoogleKeep

今回紹介するオススメの万能ツールは「GoogleKeep」というアプリです。Googleが提供している無料のメモアプリになっています。

Google Keep - メモとリスト

Google Keep - メモとリスト
開発元:Google LLC
無料
posted withアプリーチ

基本的にはタスクが来た瞬間になりふり構わずメモとしてタスクを入れていきます。この時に考える必要はありません。不必要と思えばあとから消せばよいだけの話です。

そして出来ればその場で日時の指定もしておきたいです。タスクを貯めがちになる人は受けるは良いがそれを納期までに達成する道筋を描けていない事が多いです。そのため、タスクを貰った段階で出来るだけタスクを細かく区切ってそれもタスクとして日時を設定してしまうくらいでちょうど良いです。

GoogleKeepをオススメする理由

さて通常であればいくつか他のwebサービス・アプリも紹介をして比較検討をしてもらうのですが、今回はあえてそれをしませんでした。理由は単純明快でGoogleKeepが優秀すぎて他のサービスを紹介出来ないからです。ぶっちゃけこれ1つで十分です。試しに他のモノを試してみても良いですが、絶対にこっちが良いとなるはずです。では、なぜそこまでGoogleKeepをオススメするのか理由を説明していきます。

タスクを色分け出来る

例えば、自分の事業部内のタスクは「青色」、お客さんとの約束のタスクは「赤色」、プライベートでやるべきことは「黄色」という具合に色分けをする事で視覚的に見た時に一発でどんな種類のタスクが残っているかが把握できます。自分のプライベートのタスクが終わってない分にはまだ良いですが、「赤色」つまりお客さんとの約束のタスクが貯まっているとなるとかなり危ない匂いがしますね。

チェックリスト機能がついている

通常はメモ書きとしてタスクを残していきますが、例えば1つのタスクでもゴールまでの工程が長くコマ切れにする必要があるものが出てきた時に使ったり、作業工程が決まっていてミスをしないためにも作業手順を並べて置いて終わったものからチェックを入れるという使い方も出来ます。

写真機能

実はGoogleKeepはメモだけでなく写真を残す事も出来ます。会議中のホワイトボードなど改めて書き写すと凄い時間がかかってしまいそうなものはパシャっと取って保存をしておけば余分な労力をかけずに済みます。私個人としてはこの機能がかなり革新的だなと思っています。

リマインダー機能

絶対にメモしても忘れます。忘れて良いようにタイマーを設定しておきましょう。

共有できる

なんと自分が書いたメモをそのままGmailアカウントを持っているユーザーに共有する事が出来ます。これで面倒な引き継ぎはなくなります。

アーカイブ機能

完全に削除はしたくないけど管理画面を整理したいから一度どかしたいというシチュエーションで使えます。

パソコンにも連動

パソコンで入力した内容はスマホへ、スマホで入力した内容はパソコンへとそれぞれ連動しているのでどちらかに情報を入れればどちらにも反映されます。

GoogleKeepさえ使いこなせば鬼に金棒

先ほども申し上げましたが、本当にこのサービスだけ入れておけば問題ありません。試しに他のサービスを利用してみても良いですが、これ以上に良い機能をもったサービスは少なくとも私の知る限りではありません。

1つの機能がというよりかは複合的に見た時にこんなにバランスの取れたサービスはありません。GoogleKeepを使いこなすだけであなたもお忘れ悪習慣とはおさらばです。

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