web会議とは?無料で使えるオススメのツールは?

皆さんの会社ではどのように会議を進めていますか。社外の方とやり取りをする時、社内の人とやり取りをする時でそれぞれやり方も異なるかもしれませんが、まさかとは思いますが「会議は絶対に顔を付け合わせてやらなきゃダメだ」なんて思っていないですよね。

もし実はそう思っていたという方はそっとその思いは胸にしまって現代に合った新しい会議の形、Web会議を取り入れましょう。今回の記事では、そもそもWeb会議とは何かという事とWeb会議を実際にやるとなった場合にどのツールがオススメかそれぞれのツールの特徴を述べていきます。

Web会議とは

Web会議についてはわざわざ定義を確認する必要もありません。読んで字のごとくだからです。まさしくWebを使った会議です。オンラインで会議を行う事を指します。昔であれば会議は関係者が全員1か所に集まって行うものと決まっていたと思いますが、現代においては正直プロジェクトのメンバーが全員揃う事の方が少ないでしょう。

それを全員が集まる日程を待っていたらいつまで経っても話が前に進みません。とは言え、やはり会議ですから議事録だけで全てを伝えるのは難しいです。補足が必要な場合もあります。しかし、それでは共有をされた側はやはり現場にいないので微妙なニュアンスが分からなかったりでかえって混乱を招く事があります。また、伝える側も自分の時間を割いて伝える必要があるため、正直業務効率が悪いです。

そこで物理的に距離が離れていて参加出来ないのであればオンラインでつなげてしまおうというのがWeb会議です。現在は企業だけでなく、行政などもで先進的なところはWeb会議を取り入れています。特にIT系企業は今やほとんどがこれです。

仮に物理的には行けるお客様とのミーティングであっても会議はWebでとした方が訪問に行くのであれば交通費と移動にかかる時間が浮くのでそれだけ会社にも優しいですし、先方もわざわざお茶を出したりせずに済むので手間がかからず要件だけを話し合う事が出来ます。こちらの方がはるかに効率的です。

最近では「働き方改革」なる仕組みも導入され、会社で働く人は仕事内容は変わらないのに早く帰らなければいけないという現状を突きつけられています。そんな状態を解決するにはやはりなるべく余分な時間を削除する事が大切です。そして、そのためにはWeb会議は最善の方法です。

そもそも会議自体は何も生み出していないわけですから時間が短い方が良いわけです。それを交通費も移動時間もかけて行っていた今までの方が異常と捉えるべきです。

Web会議のメリット・デメリット

それでは具体的なツールの紹介に移る前に今一度Web会議のメリット・デメリットを整理しておきましょう。当然ですが良いところもあれば悪いところもあるのが世の常で完璧などという事はありません。何を大切にするかは会社の判断になりますから最終的には会社で決まった方針に従って働きましょう。

Web会議のメリット

とにかく無駄が省ける

先ほども紹介したようにわざわざ現地に赴きに足を運ぶ時間、交通費といった無駄を省く事が出来ます。お客様先に行って会うのがうちの売りだからそれは止められないという企業がいたらちょっと考えた方が良いかもしれません。

冷静に考えてお客様は何かメリットがあるから取引をしているのであって仮に会議の時に訪問してくれるからという理由で選ばれているのであればそれはサービスに自信が持ててない・お客さんに強みが伝わってない事を意味しますから戦略を練り直した方が良いでしょう。

その場で資料のやり取り/確認がしやすい

Web上の会議であれば当然パソコンかスマートフォンを使いますから何かその場で資料を確認したいという状況の時にパッと確認をする事が出来るのでここでも時短になります。

かかるのは電気代くらい

無料で使えるWeb会議ツールはいくらでもありますので基本的にほんのわずかな電気代がかかる程度です。しかも会社としては自分が訪問に行こうが会社に残ってWeb会議にしようがかかる電気代は同じですから全く問題ありません。

Web会議のデメリット

音声が聞きづらい時がある

こちらか相手の声が上手く聞こえないというトラブルになる事が時々あります。大体はネットの接続が切れたか、弱いことによります。

ツールを合わせる必要がある

Web会議ツールは無数に存在をしますが、どれを使うにしてもこちらと先方とでツールを合わせる必要があります。こちらが慣れているツールであれば良いですが、初めてのツールだと手間取る可能性があります。

表情が見えないので実際のところどう思ってるかの判断がつかない

顔を見て喋っているわけではないため、相手が本音でそれを言っているのかどうかが分からない事があります。このあたりはやはり実際に会ってみないと確認出来ないですね。

Web会議にオススメのツールは

さて、それでは本題のWeb会議でオススメのツールを紹介していきます。それぞれのツールのメリット・デメリットを上げていきます。

Googleハングアウト

GoogleハングアウトというのはGoogleが提供している無料ツールの1つで発信者がリンクを送る事でそのリンクをクリックした人が全員ミーティングに参加が出来ます。カメラが内蔵されているパソコンを使っている方であれば映像を映し出す事も出来ます。

Googleアカウントを所持している必要がありますが、無料で利用でき、音質が良いところが良いですね。

チャットワークライブ

次にチャットワークライブというサービスをご紹介します。これはチャットワークというコミュニケーションツールに搭載されている機能で、コンタクト申請がお互い通っている人もしくはグループ内にいる全員にかける事が出来ます。こちらも先ほども同じくカメラが内蔵されていれば映像を映せます。

チャットワークと一緒に使えるので送りたい資料はそのままチャットワークで送ることができるのが良いですね。音声が途切れる時があるのがちょっと気になりますが。。

メッセンジャー

Facebookのメッセンジャーのチャット機を使うのもありかもしれません。アカウントを持っている人が多いので、気軽に使えますしね。

SkypeやSlack、appear.inもおすすめです。

オススメはGoogleハングアウト

いかがでしたでしょうか。ここまでWeb会議の必要性、メリット・デメリット、そしてオススメのツールを紹介してきました。その中でも私がこれまで使ってみてGoogleハングアウトが最も適していると思います。先ず、前提条件にあるGoogleアカウントについてはおおよそ多くの方が持っているため、それほどアカウントがないという事で困る事はないかと思います。

そして、音質も良く映像の投影などもバッチリですので最も不安なく任せられるツールだなと個人的には感じています。ただし、相手がGoogleアカウントを持っておらずそれ以外のツールを望むのであれば可能であれば合わせてあげるのが望ましいでしょう。どうしても合わなければ今回は紹介しませんでしたが、Zoomというツールがありますのでそちらを利用してみてください。登録などの手間なしでミーティングを開始する事が出来ます。

 

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